Darbinieku darba laika uzskaite, kas nav kontroles rīks - kad tāda var būt noderīga un kas jāievēro, lai tā būtu veiksmīga?

Pēdējās nedēļās gan medijos, gan dažādās sociālos burbuļos ir aktualizējusies diskusija par darbinieku darba laika uzskaitīšanu. Manuprāt, ļoti vērtīgi, ka par to runājam, īpaši tāpēc, ka šis jautājums Latvijā bieži ir kā tāds bubulis gan no darbinieku puses, gan no organizāciju vadības puses.

Man ir bijusi iespēja strādāt pie darba laika uzskaites sistēmas pilnveidošanas valsts pārvaldē, šobrīd, konsultējot klientus par organizācijas/komandas/indivīda darba plānošanu, vienmēr nonākam pie darba laika uzskaites jautājuma, kā arī es pati vairākās organizācijās kā darbinieks esmu lietojusi darba laika uzskaiti, līdz ar to spēju saprast to arī no darbinieku perspektīvas. Ņemot vērā, ka pēdējā laikā jau vairākos sociālos lokos esmu par šo izteikusies, apkopoju vienkopus savu redzējumu arī publiski.

Es pilnīgi noteikti neatblastu darba laika uzskaiti kā darbinieku kontroles mehānismu. Ja vadītājs neuzticas savai komandai, tad tā ir jāmaina - ir jāatrod darbinieki, kuriem spēj uzticēties. Uzticība komandā ir viena no būtiskākajām veiksmīgas komandas atslēgām - par šo plašāk nekomentēšu, jo par to varat izlasīt katrā trešajā Linkedin rakstā.

Darba laika uzskaite un produktivitāte

Pēc Ekonomikas ministrijas paziņojuma par Desktime ieviešanu, lai tādejādi veicinātu darbinieku produktivitāti, varējām dzirdēt šim gan atbalsta viedokļus, gan kritiku. Es pievienojos viedoklim, ka rīka ieviešana, kas uzskaita sistēmas, kurās darbinieki pavada laiku, automātiski neveicina produktivitāti. Kāpēc?

☝ Lai mērītu produktivitāti ir svarīgi ne tikai mērīt procesu, bet arī rezultātus. Tas, ka darbinieks ir pavadījis X laiku kādā no sistēmām, dokumentiem, prezentācijām nenozīmē, ka viņš ir bijis produktīvs, tas nozīmē tikai to, ka darbinieks ir pavadījis laiku konkrētā sistēmā. Tieši tāpat kā ar strādāšanu klātienē - tas, ka cilvēks ir bijis darba telpās, nebūt nenozīmē, ka, pirmkārt, viņš visu laiku ir strādājis, otrkārt, ka bijis produktīvs. Tas nozīmē tikai to, ka viņš ir atnācis uz darbu. Tāpat attiecībā uz sanāksmēm - tas, ka ir bijušas sanāksmes automātiski nenozīmē, ka tās ir bijušas produktīvas;

☝ Mazāk motivētie darbinieki vienmēr atradīs veidus, kā izmantot sistēmu savā labā. Ticiet man esmu vairākkārtīgi piedzīvojusi darba laika uzskaites organizācijās un redzējusi, cik radoši darbinieki iemācās tās izmantot;

☝ Patiešām motivētiem darbiniekiem, kas no tīrākās sirdsapziņas veic savu darbu, šāda sistēmu atskaites rīka ieviešana samazina uzticību un lojalitāti vadībai, jo rodas sajūta, ka vadība viņiem neuzticas. Kā zināms, ja viena no pusēm rāda, ka neuzticās, arī otra puse sāk neuzticēties. Vēlreiz uzsvēršu, ka savstarpējā uzticība komandā ir ļoti, ļoti svarīga.

Kad darba laika uzskaites ieviešana uz terminētu laika periodu var būt noderīga?

Manuprāt, pastāvīga darba laika uzskaite organizācijās nav nepieciešama. Tomēr ir situācijas, kad ir vērtīgi un vajadzīgi to ieviest uz terminētu laika periodu:

🎯kad komandai/organizācijai ir problēmas ar darbu plānošanu - katrā plānošanas periodā ir nozīmīgas darba izpildes novirzes no sākotnēji plānotā un tās nav saistītas ar neplānotiem, ārējiem apstākļiem. Kā arī pie paaugstinātiem darbinieku izdegšanas rādītājiem - bieži tas sasaistās ar neveiksmīgu komandas darbu plānošanu. Darba laika uzskaite uz terminētu periodu ļauj veiksmīgāk plānot organizācijas/komanadas/indivīda darbus kokrētam periodam (piemēram, ceturkšņa/gada plāns). Darba laika uzskaite parāda datus, kas ir nepieciešami, lai var saprast, cik daudz konkrētā komanda/organizācija/indivīds nākamajā plānošanas periodā varēs izdarīt;

🎯kad ir aizdomas par darbinieku pārslodzēm. Tas ļauj ieraudzīt pārslodzes un novērst tās, tādejādi samazinot darbinieku mainību; 

🎯pārmaiņu procesos. Tas vadībai ļauj ieraudzīt, kādus uzdevumus veic darbinieki un vai tie viņiem būtu/nebūtu jāveic atbilstoši pārmaiņu plāniem, kā arī pilnveidot ieviestās pārmaiņas.

Kas ir jāievēro, lai ieviestā darba laika uzskaite būtu veiksmīga?

Jāanalizē iegūtie dati un jāizmanto tie organizācijas pilnveidošanā 

Darba laika uzskaite ir jēgpilna tikai un vienīgi tad, ja iegūtie dati tiek analizēti, no tiem tiek izdarīti secinājumi, tie tiek izmantoti tālākā plānošanā utt. Šī ir lielākā problēma, ko esmu novērojusi - ir rīki, visi kaut ko pilda, bet reāli nekas jēgpilns ar tiem datiem netiek darīts, līdz ar to darbinieki ļoti labi saprot, ka tas ir tikai un vienīgi kontroles rīks.

Jānodrošina savlaicīga, skaidrojoša iekšējā komunikācija

Svarīgi, ka darbiniekiem izskaidro, kāpēc šis rīks ir ieviests, uz cik ilgu laiku un kas tiks darīts ar iegūtajiem datiem. Nedomāju, ka veiksmīgs iekšējās komunikācijas piemērs ir situācija, kad darbinieks atnāk uz darbu, atver datoru un izlasa ziņu, ka no šodien tiek ieviests darba laika uzskaites rīks. Ir būtiski atcerēties, ka jebkuram cilvēkam viņa darba laika uzskaite ir sensitīvs jautājums.