Attālināts darbs – kas jāievēro, lai tas būtu veiksmīgs?

Attālinātais/klātienes darbs ir pēdējo nedēļu karstais kartupelis it visur. Es patiesi atbalstu attālinātā darba iespējas tiem amatiem, kuriem tas ir iespējams. Šis ieraksts gan nebūs par to, lai kādu pārliecinātu, ka attālinātais darbs ir ok – pēdējā laikā ir patiesi daudzi, kas cenšas šo pierādīt. Es gribu padalīties ar savu pieredzi tiem, kuri vēlas realizēt veiksmīgu organizācijas darbību attālināta režīma formātā.

Šobrīd man ir iespēja kā ārējam projektu vadītājam būt kādā mazā, jaudīgā, veiksmīgā privātā sektora organizācijā, kas fokusējas uz starptautisko tirgu. Komanda strādā attālināti un strādā ļoti veiksmīgi. Attālinātā darba formāta ieviešana automātiski nenozīmē, ka tas būs veiksmīgi, ir nepieciešams ieviest vairākus priekšnoteikumus:

1.Darbinieku mērķu izvirzīšana un to izpildes mērīšana

Darbiniekam izvirza darba izpildes mērķus, kuri ir saprotami, izmērāmi, konkrētā laika posmā izpildāmi, nokomunicēti un kuri ir sasaistīti ar organizācijas un konkrētās struktūrvienības mērķiem. Darba izpildes rezultātu mērīšana ir viens no nozīmīgākajiem instrumentiem kā novērtēt, cik lielā mērā konkrētais darbinieks ir atbilstošs savam amatam.

No vienas puses šis ir tik pašsaprotami, no otras puses arvien dzirdu organizācijas, kur “kaut kādās sistēmās kaut kādi nesaprotamas nozīmēs mērķi jāsavada, kuri tāpat neko neietekmē – kaut kāda birokrātiska procedūra, ā, varbūt būs vienā mēnesī piemaksa.”

Galvenie izaicinājumi, ar kuriem organizācijas saskaras, darba izpildes novērtēšanā:

☝slikti nodefinēti mērķi darbiniekiem (darbinieks to nevar ietekmēt, jau sākotnēji pārlieku ambiciozi/nesasniedzami u.c.);

☝izveidota procedūra, kura drīzāk ir birokrātiska un kurai nav nekāda būtiska ietekme;

☝darba izpildes novērtēšana netiek izmantota, lai pēc būtības vērtētu darbinieku atbilstību amatam;

☝mērķi nav sasaisti ar organizācijas/struktūrvienības mērķiem.

Nodefinēt labus mērķus nav vienkārši, bet tas ir iespējams.

2.Skaidra komunikācijas struktūra

Komunikācija ir viena no svarīgākajām atslēgam veiksmīgam komandas darbam, tāpēc būtiski, ka ir izveidota un visiem zināma komunikācijas struktūra, kas ir atbilstoša kokrētās komandas darbības specifikai, iekļaujot:

✓regulārās komunikācijas aktivitātes:

visbiežāk tās ir regulārās sanāksmes (visi zina, ka X dienā X laikā būs sanāksme), lai pārrunātu izdarīto, plānoto, aktuālos jautājumus. Nozīmīgi, ka informācijas aprite tiek nodrošināta arī tiem, kuri nepiedalījās sanāksmē (visiem pieejami meeting minutes);

✓ikdienas komunikāciju: svarīgi, ka komandai ir izveidots vienots, visiem pieejams komunikācijas kanāls, kur var būt ikdienas komunikācija;

✓ASAP komunikāciju: visbiežāk tā notiek telefoniski, līdz ar to būtiski, ka darbinieki ir šādi sasniedzami;

✓klātienes komunikāciju: neskatoties uz to, ka es ļoti atbalstu attālināto darbu, es noteikti piekrītu, ka klātienes tikšanās vajag un ne tikai, lai socializētos ar cilvēkiem, ar kuriem kopā strādājam, bet arī tāpēc, ka ideju ģenerēšana vislabāk notiek tieši klātienē.

Organizācijas visbiežāk izveido regulāras sanāksmes, mazāk uzmanību pievēršot informācijas aprites pēctecībai, komandas vienotas ikdienas komunikācijas kanāla nodrošināšanai.

3.Motivēti darbinieki, kuriem uzticas

Darbinieku motivācija ir tik plašs jautājums, ka šajā ierakstā neatvēršu šo pandoras lādi, vienīgais ļoti iesaku organizācijām analizēt, kas būtu jādara, lai komandā būtu darbinieki, kas ir motivēti un dara savu darbu ar degsmi – tas ir būtiski ne tikai kopējam komandas sniegumam, bet arī pozitīvajai enerģijai, ko šādi darbinieki ienes komandā.

Par uzticēšanos – jau atkal atkārtošos - ja vadītājs neuzticas savai komandai, tad tā ir jāmaina - ir jāatrod darbinieki, kuriem spēj uzticēties. Vienkārši ir grūti dzīvot neuzticoties – partnerim, ģimenei, draugiem, darbiniekiem, kolēģiem, valstij.

Un vienlaikus mani nepamet jautājums - kas notiek ar vadītāju uzdevumu izpildi, ja vadītājs, nespējot uzticēties darbiniekiem, savu laiku un enerģiju velta, lai nemitīgi pārliecinātos par savu darbinieku veikumu?

Un vispār jūs jau sapratāt, ka visi šie veiksmīgas darbības priekšnoteikumi attiecas arī uz klātienes darbības formātu, jo nekas jau nav par darbības formu😉