Par ko mēs vienojāmies pēdējā meetingā ar viņiem?

Es ik pa laikam nonāku darba situācijās, kur dzirdu:

“Pag, pie kā mēs palikām?”

“Par ko mēs vienojāmies?”

“Vai no mūsu puses bija kaut kas jāizdara?”

Un te man vienmēr gribas atgriezties pie pavisam vienkāršām lietām, kas, manuprāt, ļoti būtiski ietekmē sanāksmju efektivitāti:

1. Kādam sanāksme ir jāvada

Vienmēr ir kāds, kas sanāksmi vada. Vismaz tā vajadzētu būt. :)

Arī tad, ja no organizācijas sanāksmē piedalās vairāki cilvēki, parasti ir viens cilvēks, kurš ir komunicējis ar otru pusi, zina sanāksmes mērķi un uzņemas tās vadīšanu.

Un vadīt sanāksmi manā izpratnē nenozīmē tikai pateikt: “Nu, sākam.” Tas nozīmē arī sanāksmes beigās apkopot izrunāto, noformulēt pieņemtos lēmumus un nākamos soļus un pārliecināties, ka visiem par tiem ir vienāda izpratne. Kas jādara?Kurš to dara?Līdz kuram datumam?Kas notiek tālāk?

Es noteikti pieturētos pie tā, ka šo daļu neizlaižam.

2. Meeting minutes / follow-up e-pasts – must

Kā es dažreiz saku – ja nav meeting minutes, sanāksmi var uzskatīt par nebijušu. :) Protams, es mazliet pārspīlēju, bet tikai mazliet.

Rakstisks follow-up ļauj vēlreiz fiksēt galvenos lēmumus, nākamos soļus, atbildīgos un termiņus. Tas ir svarīgi ne tikai tiem, kuri piedalījās sanāksmē, bet arī cilvēkiem, kuri ir iesaistīti konkrētajā jautājumā, taču sanāksmē nevarēja piedalīties.

Un īpaši svarīgi tas, manuprāt, ir sadarbībā ar ārējiem partneriem.

Un nē, meeting minutes nav jābūt trīs lappušu garam sanāksmes protokolam. Pietiek ar pavisam vienkāršu principu – ko nolēmām? Kas jāizdara? Kurš to izdara? Kāds ir termiņš?

Kāpēc es uzskatu, ka šie 2 punkti ir tik svarīgi ikkatrā sanāksmē?

Tas, ka es kaut ko sapratu vienā veidā, vēl nenozīmē, ka pārējie sanāksmes dalībnieki to saprata tieši tāpat.

Ja sanāksmes beigās nav kopīga sum-up un pēc tam rakstiska follow-up, katrs no sanāksmes var aiziet ar nedaudz – un dažreiz pat ļoti – atšķirīgu izpratni par to, kas tika nolemts. Es varu būt pilnīgi pārliecināta, ka vienojāmies par X. Kolēģis tikpat pārliecināti var būt sapratis Y. Savukārt ārējais partneris jau gaida Z. Un pēc divām nedēļām mēs visi sēžam un mēģinām atcerēties: “Bet par ko tad mēs īsti vienojāmies?”

Es ticu strukturētībai. Arī tad, ja kādam jau ir apnikušas manas meeting minutes. :)

Struktūra šajā gadījumā nav lieka birokrātija. Tā vienkārši palīdz pārliecināties, ka pēc sanāksmes mēs visi esam sapratuši vienu un to pašu – par ko vienojāmies, ko darām tālāk un kurš par ko ir atbildīgs.

Es ticu, ka daļai šis viss var izklausieties pēc absolūta basica, bet realitātē joprojām pietiekami bieži redzu, ka tieši šīs vienkāršās lietas tiek izlaistas.