Kādu kultūru veidojam komandas kopīgajās sanāksmēs – atskaišu vai sadarbības?

Šis ieraksts nebūs par efektīvām sapulcēm, bet par to, kā organizācijas domā par sadarbību.

Vai Tu pazīsti kādu no šīm situācijām?:

Nr.1 – kopīgās komandas sanāksmes notiek regulāri – katru nedēļu vienā un tajā pašā dienā un laikā. Tās ir garas, bieži izplūst un zaudē fokusu. Katrs izstāsta par saviem darbiem, kas nedz mani skar, nedz interesē, taču sanāksmē man ir jābūt, tāpēc vienkārši esmu. Paralēli daru savus darbus un cenšos nepalaist garām brīdi, kad man pašai jāatskaitās par paveikto. Savukārt profesionāli būtiskus jautājumus mēs pārrunājam reti (ja nu vienīgi apspriežam nākamo kopīgo komandas pasākumu).

Nr.2 – kopīgas komandas sanāksmes nenotiek vispār. Mēs kā komanda netiekamies, un darba jautājumus risinām individuāli, sazinoties viens ar otru.

Manuprāt, neviena no šīm galējībām nav laba. Komandas sanāksmēm ir jābūt, taču tām jābūt jēgpilnām.

Strādājot ar dažādām organizācijām, visbiežāk redzu šādas kļūdas, organizējot kopīgās komandas sanāksmes:

1.Sanāksme kļūst par atskaiti vadītājam

Katrs sanāksmes dalībnieks pēc kārtas uzskaita paveiktos darbus. Ja šāda informācija nepieciešama vadītājam, ir daudz efektīvāki veidi, kā to iegūt, nekā sasaukt visu komandu kopā, lai visi klausītos citu atskaitēs.

Tas nenozīmē, ka komandas sanāksmē nevajadzētu runāt par savu darbu. Vajadzētu, taču tikai par to, kas ir būtiski visai komandai vai skar vairākus kolēģus, piemēram, par nozīmīgākajiem jaunumiem projektos, izaicinājumiem, riskiem vai jautājumiem, kuros nepieciešama citu iesaiste.

Savukārt ikdienas darba uzdevumu uzskaitīšana ("atbildēju klientiem", "publicēju sociālo tīklu ierakstus", "apstrādāju pasūtījumus" u. c.), īpaši, ja tie ir cilvēka ierastie pienākumi, pārējiem komandas dalībniekiem reti sniedz pievienoto vērtību.

Komandas sanāksmē nav jāstāsta viss, ko esi izdarījis. Ir jāstāsta tas, kas citiem ir svarīgi zināt. Komandas sanāksmes mērķis nav informēt vadītāju par paveikto, bet gan palīdzēt komandai sadarboties.

2.Netiek apspriesti jautājumi, kas skar vairākus cilvēkus/struktūrvienības

Katrs runā par savu darbu, taču netiek pārrunāti jautājumi, kas skar vairākus kolēģus, projektus vai struktūrvienības. Tādējādi tiek palaista garām iespēja savlaicīgi novērst potenciālas problēmas.

3.Netiek identificēti jautājumi, kas jārisina tālāk

Sanāksmes laikā netiek noteikts, kuri jautājumi jārisina ārpus kopīgās sanāksmes un kurš par tiem uzņemas atbildību.

4.Sanāksmes vadītājs nenotur fokusu

Netiek uzdoti īstie jautājumi, netiek saskatīta kopaina un komanda nenonāk līdz skaidriem turpmākajiem soļiem.

Komandas kopīgās iknedēļas sanāksmes var būt viens no vērtīgākajiem sadarbības instrumentiem organizācijā. Taču, ja tās nav jēgpilni organizētas, tās ātri kļūst par vienu no lielākajiem nevajadzīgajiem laika patērētājiem. Tāpēc es katram vadītājam atgādinu, ka ir liela  atšķirība starp jautājumiem:

Ko tu šonedēļ izdarīji? un

Ko komandai būtu svarīgi zināt par Tavu darbu?

Pirmais rada atskaites kultūru. Otrais rada sadarbības kultūru.